Kunde
Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK) wurde 1909 gegründet, um den Mitarbeitern der damaligen Kaiserlichen Post- und Telegraphenverwaltung in Deutschland eine spezielle Krankenversicherung zu bieten. Sie entwickelte sich parallel zur Deutschen Reichspost und später zur Deutschen Bundespost, um den Beamten und Angestellten des Postwesens gesundheitliche Absicherung zu gewährleisten. Heute ist die PBeaKK eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und bietet ihren ca. 460.000 Voll-Versicherten und ca. 2 Mio. Zusatzversicherten, die im Bereich der Postnachfolgeunternehmen tätig sind oder waren, umfassende Gesundheitsleistungen an.
Herausforderung
Die Herausforderungen, die zum Projekt geführt haben, lagen in der Optimierung und Automatisierung bestehender Prozesse. Ein besonderer Fokus lag darauf, repetitive Aufgaben zu reduzieren und die Mitarbeiter zu entlasten. Zudem sollte die Automatisierung dazu beitragen, Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern abzufedern. Das Hauptziel war es, Prozesse effizient zu automatisieren, um wiederkehrende Tätigkeiten zu minimieren und die Arbeitsabläufe zu optimieren. Im Mittelpunkt standen dabei die Postkorb-Sachbearbeitung, die Nutzung von Masken innerhalb der bestehenden Krankenversicherungssoftware sowie die Verarbeitung von Daten aus externen Tools wie MS Excel. Die PBeaKK verfolgte das Ziel, eine zentrale RPA-Lösung zu implementieren, die auch teilweise als Shared Service betrieben werden konnte. Dabei war es besonders wichtig, die Automatisierung effizient zu gestalten, ohne personenbezogene Daten in der Cloud zu speichern.
Ziel
Das Projektziel war es, eine leistungsfähige RPA-Plattform aufzubauen und zu betreiben sowie automatisierte Prozesse zu entwickeln, zu implementieren und dauerhaft zu betreiben. Dabei umfasste es sowohl die technische Konzeption und Umsetzung der Infrastruktur als auch die Einführung einer umfassenden RPA-Governance. Dies beinhaltete unter anderem die systematische Identifikation, Sammlung, Entwicklung und Umsetzung geeigneter RPA-Prozesse.
Lösung und Nutzen
Die hybride Cloud gewährleistet, dass personenbezogene Daten intern gespeichert bleiben, während die Prozesssteuerung über die RPA-Plattform in der Cloud erfolgt. Nach der Abnahme übernimmt msg für 48 Monate die Betriebsverantwortung gemäß den Service Levels. Die Lösung umfasst zudem die kontinuierliche Weiterentwicklung der RPA-Umgebung, Anpassungen an neue Rahmenbedingungen sowie die Automatisierung zusätzlicher Prozesse zur langfristigen Effizienzsteigerung.
Das Projekt bietet dem Kunden zahlreiche Vorteile: Die Automatisierung repetitiver Aufgaben steigert die Effizienz und entlastet die Mitarbeiter, während standardisierte Abläufe Fehler minimieren und die Prozessqualität erhöhen. Die hohe Datensicherheit wird durch die interne Speicherung personenbezogener Daten gewährleistet. Der Shared-Service-Ansatz ermöglicht eine flexible, skalierbare Lösung, die sich an neue Anforderungen anpasst. Regelmäßige Anpassungen an IT-Anforderungen sichern die Zukunftsfähigkeit, und die 48-monatige Betreuung gewährleistet einen stabilen Betrieb und langfristige Absicherung.
Kunde: Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK)
Projektname: Robotic Process Automation
Herausforderung
Das Hauptziel ist die effiziente Automatisierung von Prozessen, um repetitive Aufgaben zu eliminieren und Mitarbeiter zu entlasten. Zudem soll die Automatisierung Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern abfedern. Die zu automatisierenden Prozesse umfassen vor allem die Postkorb-Sachbearbeitung, mit einem Fokus auf die Nutzung von Masken innerhalb der bestehenden Krankenversicherungssoftware sowie die Verarbeitung von Daten aus externen Tools wie MS Excel. Die Postbeamtenkrankenkasse strebt eine zentrale RPA-Lösung an, die auch teilweise als Shared-Service betrieben werden kann. Ein zentrales Ziel ist dabei, die Automatisierung effizient zu gestalten, ohne personenbezogene Daten in der Cloud zu speichern.
Projekt
Das Projekt besteht aus zwei Teilen:
- Aufbau und Betrieb einer RPA-Plattform
- Entwicklung, Implementierung und Betrieb von RPA-Prozessen
Neben der technischen Konzeption und Umsetzung der Infrastruktur wurden auch Themen der RPA-Governance umgesetzt, wie zum Beispiel der Prozess zur Identifikation & Sammlung von RPA-Prozessen und deren Entwicklung & Umsetzung.
Die hybride Cloud-Lösung stellt sicher, dass personenbezogene Daten intern gespeichert bleiben, während die Prozesssteuerung über die RPA-Plattform in der Cloud erfolgt. Nach Abnahme übernimmt msg für 48 Monate die Betriebsverantwortung gemäß den Service Levels. Zusätzlich umfasst die Leistung die Weiterentwicklung der RPA-Umgebung, Anpassungen an neue Rahmenbedingungen sowie die Automatisierung weiterer Prozesse.
Vorteile für den Kunden
- Mehr Effizienz durch Automatisierung repetitiver Aufgaben
- Entlastung der Mitarbeiter durch Reduzierung manueller Tätigkeiten
- Weniger Fehler dank standardisierter Prozesse
- Hohe Datensicherheit durch Speicherung personenbezogener Daten in der internen Datenbank
- Flexibilität & Skalierbarkeit durch Shared-Service-Ansatz
- Zukunftssicherheit durch regelmäßige Anpassung an neue IT-Anforderungen
- Stabiler Betrieb dank 48-monatiger Betreuung
