Am letzten Vortragstag des diesjährigen Digitalsierungsforums IHK/Gfl präsentierte Patrick Haiber von msg systems ag Einblicke in die Welt der Robotic Process Automation (RPA). Der Titel des Vortrags: "Schneller, weiter, effizienter – Wie RPA die Verwaltung verändert."
Mit einem Augenzwinkern und einer angepassten afrikanischen Weisheit eröffnete Herr Haiber seinen Vortrag: „Wenn du schnell sein willst, geh allein. Wenn du weit kommen willst, geh im Team. Und wenn du schnell und weit kommen willst – automatisiere.“ Damit war der Ton gesetzt: RPA ist kein abstraktes Zukunftsthema mehr, sondern längst gelebte Praxis in vielen Verwaltungen.
Was ist Robotic Process Automation?
RPA beschreibt die Automatisierung sich wiederholender, regelbasierter Prozesse durch sogenannte „digitale Roboter“. Diese digitalen Assistenten arbeiten rund um die Uhr, benötigen Nutzerkonten wie menschliche Mitarbeitende und lassen sich entweder manuell starten oder als vollständig automatisierte Hintergrundprozesse betreiben.
RPA eignet sich vor allem für Prozesse mit:
- klar definierten Regeln,
- strukturierten Daten,
- geringer Fehler- und Ausnahmerate,
- repetitiven Klickfolgen in Fachanwendungen.
Der große Vorteil: Bestehende IT-Systeme müssen nicht angepasst oder ersetzt werden. Die Roboter arbeiten direkt auf der Benutzeroberfläche – ganz so, wie ein menschlicher Sachbearbeitender.
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Besonderes Highlight des Vortrags waren konkrete Beispiele, wie RPA bereits heute in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt wird.
Beispiel: Wohngeldantrag automatisieren
Ein Bürger stellt online einen Wohngeldantrag. Ein RPA-Bot übernimmt die Daten, prüft formale Kriterien und befüllt die Fachanwendung – alles, bevor ein Sachbearbeiter den Fall überhaupt sieht. Dieser überprüft nur noch die rechtliche Bewertung, der Bot kümmert sich anschließend um die Auszahlung und Rückmeldung an die Antragstellenden. Ergebnis: Von 15 Minuten manueller Arbeit auf unter 2 Minuten automatisierter Bearbeitung – rund um die Uhr.
Weitere Use Cases
- Eingangsverarbeitung von E-Mails (z. B. Mülltonnenbestellungen oder Anliegenmeldungen),
- Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten von Ausweisdokumenten mittels KI,
- Unterstützung bei Schulversäumnisanzeigen, die per E-Mail eingehen,
- Test- und Migrationsautomatisierung bei Softwareumstellungen.
Ihr Ansprechpartner
RPA trifft KI – die Zukunft beginnt jetzt
Ein weiteres spannendes Feld: Die Kombination von RPA mit künstlicher Intelligenz. So lassen sich auch unstrukturierte Daten – wie Freitext-E-Mails – erkennen und kategorisieren. Hier kommt die "msg.SemanticBridge" zum Einsatz, die Texte analysiert und strukturierte Daten für den RPA-Bot aufbereitet.
Beispiel: Eine Mail mit dem Text „Ich brauche eine neue Biotonne“ wird automatisch erkannt, zugeordnet und der Bestellprozess angestoßen – ganz ohne menschliches Zutun.
RPA als Brückentechnologie mit großem Potenzial
Patrick Haiber betonte zum Abschluss: RPA ist keine Konkurrenz für Mitarbeitende – im Gegenteil. Sie entlastet von monotonen Tätigkeiten, steigert die Arbeitsmoral und sorgt für mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben: Beratung, Entscheidung, Bürgerkontakt.
Zwar ist RPA kein Selbstläufer, und auch Citizen Development erfordert Know-how und Zeit. Doch gerade als Brückentechnologie – etwa, wenn Schnittstellen fehlen oder neue Systeme auf sich warten lassen – bietet RPA große Vorteile: schnell implementierbar, kosteneffizient und mit hoher Akzeptanz in den Verwaltungen.
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