Effiziente Meetings: Was funktioniert
wirklich?

Dmitry, du warst bei einer Schweizer Großbank tätig, hast einige namhafte Kundenprojekte sowohl in Deutschland als auch im internationalen Umfeld begleitet. Welche Rolle in der Organisation von Meetings spielen kulturelle Aspekte?

Ich habe viele Ansätze gesehen, aber eines ist überall gleich: Ein Meeting ohne klare Zielsetzung und definierte Rollen wird schnell zum Ritual. Manche Unternehmen diskutieren in Meetings Kleinigkeiten, ohne Entscheidungen zu treffen. Oft sind zu viele Teilnehmende eingeladen – obwohl nur wenige wirklich etwas beitragen können. Und manchmal finden Meetings einfach statt, weil es „üblich“ ist – obwohl eine kurze E-Mail genügt hätte.

In der Schweiz etwa schätzt man klare Strukturen – das sorgt für Ordnung, kann aber auch den Fokus vom Ergebnis auf den Prozess verschieben. In den USA wird schnell entschieden, doch es fehlt oft an Tiefe. In Deutschland wiederum sind Agenda, Zeitplan und Zielorientierung meist sehr ausgeprägt.

Am Ende zählt jedoch weniger das Land als die Unternehmenskultur. Erfolgreiche Organisationen – egal wo – setzen auf ähnliche Prinzipien und nutzen interkulturelle Stärken bewusst zur Effizienzsteigerung. Diese Stärken und Synergien lassen sich auch für Vorhaben im Public Sector Umfeld verwenden.

Was macht ein Meeting produktiv?

Ein produktives Meeting ist wie ein gutes Fußballspiel: Es gibt ein Ziel, jeder kennt seine Rolle, die Zeit ist begrenzt und das Ergebnis ist messbar. Stellen Sie sich ein Spiel ohne Tore, Regeln oder Schiedsrichter vor – Spieler laufen ziellos umher, Zuschauer mischen sich ein, und plötzlich spielen manche Schach statt Fußball. Genauso chaotisch verlaufen viele Meetings. Ein Meeting ist erfolgreich, wenn es konkrete Ergebnisse liefert. Idealerweise endet es mit einem Aktionsplan – klaren Verantwortlichkeiten und realistischen Fristen. Alles andere ist Zeitverschwendung.

Welche Methoden setzen Projektmanager ein, um Meetings effektiver zu gestalten?

Gute Projektmanager setzen Meetings gezielt ein – als Werkzeug, nicht als Routine. Sie fragen sich: Brauchen wir dieses Meeting wirklich?  Wenn eine Entscheidung anders getroffen werden kann, wird dieser Weg bevorzugt. Außerdem sind ihre Meetings kürzer und fokussierter – oft reichen 30 oder 45 Minuten.

Entscheidend ist: Meetings dienen der Entscheidungsfindung – nicht nur der Vorbereitung. Erfolgreiche Teams verlassen ein Meeting mit Klarheit darüber, was zu tun ist, wer es macht und bis wann.

Nur wenn man sich vorab solche Fragen beantwortet, kann man ein effizientes Meeting gewährleisten. Gerade wenn personelle oder finanzielle Ressourcen eingeschränkt sind, ist das von entscheidender Bedeutung.

Viele Unternehmen, aber mittlerweile auch Ämter und Behörden nutzen Tools wie Zoom, Miro oder Notion. Verbessert das die Meetings?

Tools können unterstützen, lösen aber nicht das Grundproblem. Ein Navigationsgerät funktioniert auch nur, wenn man das Ziel kennt. Ich habe mit einem Tech-Team gearbeitet, dessen tägliche Stand-ups 90 Minuten dauerten – völlig ineffizient. Statt ein neues Tool einzuführen, haben wir die Meeting-Struktur überarbeitet und klare Verantwortlichkeiten definiert. Das Ergebnis: Die Meetings dauerten nur noch 15 Minuten, die Produktivität stieg um 40 %, Entscheidungen wurden doppelt so schnell getroffen.

Du hast deine eigene Methode entwickelt – „Dynamic Play“. Was steckt dahinter?

„Dynamic Play“ macht Meetings interaktiver und transparenter – auf visueller Basis. Jeder hat eine definierte Rolle, das Meeting folgt klaren Phasen, und der Fortschritt ist für alle sichtbar. So werden Meetings zu strukturierten Arbeitssitzungen statt endlosen Diskussionsrunden. In der Praxis führt das zu kürzeren, zielgerichteten Meetings mit direkten Entscheidungen – statt vertagter Beschlüsse.

Welche Fehler werden am häufigsten bei der Verbesserung der eigenen Meeting-Kultur gemacht?

Der häufigste Fehler: Symptome werden bekämpft, nicht die Ursachen. „Lass uns die Meetings kürzer machen!“ hört man oft – doch ohne klare Prozesse, Rollen oder Entscheidungswege bringt das wenig. Die Länge ist nicht das Problem, sondern ein fehlendes System dahinter.

Meetings spiegeln die Gesamtstruktur eines Unternehmens wider. Wenn dort Chaos herrscht, liegt meist auch im Management ein tieferes Problem.

Wie wird sich die Meeting-Kultur in den nächsten Jahren verändern?

Die Nachfrage nach echten Expertinnen und Experten wird steigen – nach Menschen, die Ergebnisse liefern, nicht nur durch Meetings navigieren.

Karrieren, die auf reiner Präsenz in Besprechungen basieren, werden zunehmend überflüssig. KI kann Routineaufgaben übernehmen – das sehen wir schon heute. Die Zukunft gehört kleinen, agilen Teams, in denen jeder Verantwortung übernimmt und messbaren Mehrwert schafft. Dieser Trend betrifft nicht nur Start-ups – auch große Unternehmen und Behörden müssen ihre Prozesse verschlanken. Wer Bürokratie abbaut und auf Effizienz setzt, wird langfristig erfolgreich sein.

Wie unterstützen wir unsere Kundinnen und Kunden – und was ist die wichtigste Regel für erfolgreiche Meetings?

Die wichtigste Regel lautet: Ein Meeting beginnt erst, wenn das Ziel klar ist – und nur die relevanten Personen eingeladen sind, um dieses Ziel zu erreichen.

Wir unterstützen unsere Kundinnen und Kunden mit einem umfassenden Leistungsangebot bei der Steuerung ihrer Projekte und Programme – mit höchstem Qualitätsanspruch. Unsere erfahrenen Projektleiterinnen und Projektleiter übernehmen Verantwortung, beraten, schulen und coachen Teams. Ergänzend bringen wir Fachwissen in Bereichen wie Analyse, Requirements Engineering, Ideation, User Experience und Change Management ein. Unser methodisches Fundament: das strukturierte, flexibel einsetzbare Projektvorgehen „Fit fürs Projekt“ – PROjekt FIt (PROFI). Es deckt sämtliche Anforderungen des Projektmanagements ab – von der Initialisierung bis zum Betrieb, im Sinne eines durchgängigen BizDevOps-Ansatzes.