Integrierte Unternehmensplanung mit BPC for SAP S/4HANA
Teil 2

10.08.2020 | Dr. Oliver Schöb | Management Consultant

Welche Vorteile bringt die Einführung von SAP S/4HANA und die Nutzung von SAP Business Planning and Consolidation (BPC) für die integrierte Unternehmensplanung?

Eine Einschätzung unseres Experten Dr. Oliver Schöb, Management Consultant msg treorbis GmbH. 

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Anhand eines einfachen Zahlenbeispiels wird nachfolgend erläutert, wie mit BPC for SAP S/4HANA die Plan-​GuV automatisch erzeugt werden kann. Wir orientieren uns dabei an dem abgebildeten Planungsablauf, werden aber nicht alle Planungsschritte detailliert beschreiben.

Planungsschritte der operativen Unternehmensplanung BPC SAP S4HANA

Abb. 3: Planungsschritte der operativen Unternehmensplanung mit BPC for S/4HANA

(1) Absatz-/Umsatzplanung

Ausgangspunkt der operativen Planung ist die Absatz-/Umsatzplanung. Für diesen Planungsschritt gibt es viele Alternativen: Die Planung der Absatzmengen und Umsatzerlöse je Kunde und Artikel ist ebenso möglich wie die Planung der Absatzmengen und Umsatzerlöse für Kunden- und Artikelgruppen. Wenn der Planungseinstieg auf den genannten Aggregationsstufen erfolgt, dann werden die Plandaten sehr oft mit einer Top-​Down-Verteilung auf Artikel und Kunde heruntergebrochen. Dies ist immer dann erforderlich, wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine Bewertung der Absatzmengen mit den kalkulierten Herstellkosten der Artikel erfolgen soll. Zusätzlich kann der Planwert für die Umsatzerlöse auf unterschiedliche Weise erfolgen: direkte Planung der Nettoerlöse oder Planung von Bruttoerlösen und Erlösschmälerungen. Egal für welche Alternative man sich entscheidet, für diesen Planungsschritt gibt es seit langem ein umfangreiches Angebot an Planungslayouts und Planungsfunktionen.
Neu ist nun unter SAP S/4HANA dank der Nutzung des Universal Ledgers, dass das Ergebnis dieses Planungsschritts sowohl für die Deckungsbeitragsrechnung als auch für die GuV genutzt werden kann. Vorbei sind die Zeiten, in denen man aufgrund der unterschiedlichen Datenstruktur zwischen FI und CO mit viel zusätzlichem Aufwand die Planwerte der Wertfelder in Planwerte für Sachkonten überführen musste.

 Ergebnis Absatz Unternehmensplanung Plan GuV Plan Deckungsbeitragsrechnung

Abb. 4: Ergebnis der Absatz-/Umsatzplanung in der Plan-​GuV und Plan-​Deckungsbeitragsrechnung

(2) Planung Produktionsinput

Der Business Content von BPC enthält eine Planungsfunktion „Berechnung Fertigungs-
kosten“
. In Erinnerung an die bekannten Planungsfunktionen im ERP-​Umfeld könnte man erwarten, dass bei Ausführung dieser Planungsfunktion die Herstellkosten der abgesetzten Menge für die Deckungsbeitragsrechnung erzeugt werden. Das ist aber nicht der Fall. Berechnet werden die Kosten für den Verbrauch von Rohstoffen, Eigenleistungen und Fremdleistungen. Es geht also um den Produktionsinput. Dabei kommt es zu diesem Zeitpunkt noch nicht auf die Kosten an, sondern wir konzentrieren uns zunächst auf die Verbrauchsmengen der Einsatzgüter und die benötigten Fertigungszeiten. Die Berechnung dieser Verbrauchsmengen und Zeiten erfolgt durch Zugriff auf die im Schritt (1) geplanten Absatzmengen der Artikel, die mit den Standardpreiskalkulationen der Artikel bewertet werden. Eventuell vorhandene Zwischenstufen (Halbfabrikate) werden dabei vollständig aufgelöst.

 Ergebnis Absatz Unternehmensplanung Plan GuV Plan Deckungsbeitragsrechnung

Abb. 5: Ergebnis der Planungsfunktion „Berechnung Fertigungskosten“

Eine vergleichbare Planungsfunktion gab es bisher nicht. In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung konnte man, ausgehend von der Absatzmengenplanung, die Plan-​Beschäftigung der Kostenstellen ermitteln lassen, aber Planwerte für den Rohstoffverbrauch konnten mit dem SAP-​Standard nicht berechnet werden.
Dank der neuen Planungsfunktion wird die Plan-​Beschäftigung für alle Kostenstellen automatisch berechnet. Zusätzlich erhält der Einkauf eine Liste der geplanten Rohstoffmengen, wodurch die Genauigkeit der Planwerte für die Einkaufspreise sicherlich verbessert werden kann.
Es sei noch kurz darauf hingewiesen, dass die in diesem Planungsschritt ermittelten Plankosten weder für die Plan-​GuV noch für die Plan-​Deckungsbeitragsrechnung genutzt werden dürfen, da die zu diesem Zeitpunkt berechneten Kosten noch auf alte Plan-​Tarife und alte Einkaufspreise zugreifen. Dies kann mit entsprechenden Einstellungen für die Planungsfunktion sichergestellt werden.

(3) Kostenstellenplanung

Auf die Details der Kostenstellenplanung wollen wir an dieser Stelle nicht näher eingehen. Wie zuvor erwähnt, liefert der Planungsschritt (2) die Plan-​Beschäftigung für alle Kostenstellen, wodurch die Genauigkeit der Plankosten erheblich verbessert werden kann. (Bisher wurde bei der Festlegung der Plan-​Beschäftigung sehr oft mit hochgerechneten Istwerten oder mit Schätzwerten gearbeitet.)
Ergebnisse der Kostenstellenplanung sind wie bisher die Plan-​Tarife für die Fertigungsstunden (und andere Leistungsarten), die %-Sätze für die Verrechnung von Material-​Gemeinkosten (und eventuell auch Fertigungs-​Gemeinkosten) sowie die Plankosten je Kostenart (bzw. Sachkonto). Die Plankosten für die Primärkostenarten werden automatisch in der Plan-​GuV ausgewiesen. Es erfolgt allerdings kein Ausweis in der Plan-​Deckungsbeitragsrechnung, wie man eventuell irrtümlich annehmen könnte, wenn man die Bezeichnung „buchhalterische Ergebnisrechnung“ zu wörtlich nimmt.

 Ergebnis Kostenstellenplanung Plan GuV msg treorbis

Abb. 6: Ergebnis der Kostenstellenplanung in der Plan-​GuV

(4) Kalkulation der Herstellkosten der Artikel

Nach der Ermittlung der Plan-​Tarife sowie der %-Sätze für die Gemeinkostenverrechnung (im Planungsschritt (3)) sowie der Planung der zukünftig erwarteten Einkaufspreise und der Aktualisierung von Stücklisten und Arbeitsplänen sind alle für die Kalkulation erforderlichen Vorarbeiten abgeschlossen. Die Durchführung des Kalkulationslaufs zur Ermittlung der zukünftigen Herstellkosten der Artikel (Standardpreise) erfolgt wie bisher im ERP-​System ohne Unterstützung durch BPC. Die mit diesem Planungsschritt ermittelten Herstellkosten (bzw. deren Einzelnachweise) sind der Input für die Berechnung der Herstellkosten der abgesetzten Menge im nachfolgenden Planungsschritt.

Ergebnis Standardpreiskalkulation BPC

Abb. 7: Ergebnis der Standardpreiskalkulation

(5) Berechnung der Herstellkosten der abgesetzten Menge

Dieser Planungsschritt startet mit der erneuten Ausführung der Planungsfunktion „Berechnung Fertigungskosten“. Während es im Planungsschritt (2) um die Verbrauchsmengen ging, sind wir jetzt an den Plankosten interessiert. Es geht uns dabei aber nur um die Plankosten für den Rohstoffverbrauch (und die Fremdleistungen). Diese Werte werden für die Plan-​GuV benötigt. Die ausgewiesenen Sekundärkosten werden für die Plan-​GuV nicht benötigt. Die Überleitung der Plankosten für die Sekundärkostenarten (im Zahlenbeispiel die Kostenarten 9411 und 9431) muss durch Einstellungen in der Planungsfunktion verhindert werden.

Planungsfunktion Berechnung Fertigungskosten liefert Materialaufwand für Plan GuV

Abb. 8: Planungsfunktion „Berechnung Fertigungskosten“ liefert den Materialaufwand für die Plan-​GuV

Inzwischen haben wir bereits viele Daten für die Plan-​GuV erhalten, aber in unserer Plan-​Deckungsbeitragsrechnung sieht es noch sehr leer aus. Wie bereits erwähnt, zeigt die buchhalterische Ergebnisrechnung nicht automatisch alle Daten, die in der GuV auftauchen. Das gilt für die Plankosten genauso wie für die Istkosten. Eine Orientierung am Wertefluss im Ist erleichtert das Verständnis für die Vorgehensweise bei der Plandatenerzeugung. Die nachfolgende Abbildung skizziert diesen Wertefluss (Entstehung des Artikels durch einen Fertigungsauftrag mit nachfolgender Warenauslieferung zum Kunden für eine SD-​Auftragsposition).

Wertefluss der Artikel

Abb. 9: Wertefluss der Artikel

Mit Blick auf die bereits erfolgreich abgeschlossenen Planungsschritte können wir festhalten, dass wir die Situation auf den Kostenstellen und Fertigungsaufträgen durch die ermittelten Plankosten abgebildet haben. Selbstverständlich haben wir hierfür keine Fertigungsaufträge erzeugen müssen. Wir können in der Planung auch auf die Berücksichtigung von Lagerzugangs-​ und Abgangsbuchungen für die Fertigware verzichten. Für den Ausweis der Plan-​Herstell-
kosten in der Deckungsbeitrags​rechnung
benötigen wir ausschließlich Planwerte für die „Extra“-​Bestandsveränderungskonten. Es geht um die Konten, die im Ist bei der Warenauslieferung durch eine Umbuchung vom Original-​Bestandsveränderungskonto entstehen (in der Abbildung die Konten 9010, 9011 und 9012 (blaue Schriftfarbe)).
Die Herstellkosten der abgesetzten Menge wurden mit Hilfe der Planungsfunktion „Berechnung Fertigungskosten“ bereits ermittelt. Allerdings zeigt der Einzelnachweis für jeden Artikel die Planwerte für die „Input“-Konten. Benötigt werden nun aber die Planwerte für die „Extra“-​Bestandsveränderungskonten. Hierfür gibt es leider im Business-Content keine vordefinierte Planungsfunktion. Zum Einsatz kommt an dieser Stelle eine Planungsfunktion, für die man eine Fox-​Formel definiert hat. Glücklicherweise sind hierfür keine umfangreichen Programmierkenntnisse erforderlich. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Ergebnis dieser Planungsfunktion für unser kleines Zahlenbeispiel.

Ermittlung Plan Herstellkosten mit Fox Formel

Abb. 10: Ermittlung der Plan-​Herstellkosten mit einer Fox-​Formel

(6) Entlastung Kostenstellen Produktion und Materialbereich

Für Kostenstellen, deren Plankosten teilweise oder vollständig in den Herstellkosten der Artikel berücksichtigt werden (durch die Verrechnung von Fertigungsstunden, MGK-​Zuschläge, …), dürfen selbstverständlich nur die Über-/Unterdeckung der Plankosten abgerechnet werden. In unserem Zahlenbeispiel erfolgte im Planungsschritt (5) eine 100% -​Verrechnung der Plankosten (siehe Abb. 10), so dass jetzt bei der Abrechnung dieser Kostenstellen keine Werte in der Plan-​Deckungsbeitragsrechnung entstehen.

Vollständige Entlastung HK Kostenstelle

Abb. 11: Vollständige Entlastung der HK-​Kostenstellen

(7) Entlastung Kostenstellen Verwaltung und Vertrieb

Für Kostenstellen, deren Plankosten kein Bestandteil der Herstellkosten sind, müssen die gesamten Plankosten in die Deckungsbeitragsrechnung übernommen werden. Aktuell gibt es hierfür keine Umlagezyklen (Hinweis: Die bisher genutzten Umlagezyklen im ERP-​System erzeugen keine Planwerte für die Tabelle ACDOCP („Universal Ledger“)). Als Alternative bietet sich erneut eine Fox-​Formel an. Abbildung 11 zeigt das Ergebnis der Ausführung dieser Planungsfunktion.

Abrechnung VV Kostenstellen

Abb. 12: Abrechnung der VV-​Kostenstellen

(8) Fazit

Nach Durchführung der Planungsschritte (1)–(7) ist das Ziel erreicht: Es wurden alle Planwerte für die Plan-​GuV und die Plan-​Deckungsbeitragsrechnung erzeugt und das ausgewiesene Betriebsergebnis stimmt überein. Für die Durchführung der Planungsschritte werden im Business-Content von BPC einige sehr nützliche Planungsfunktionen ausgeliefert. Durch die zusätzliche Erstellung einiger Fox-​Formeln kann eine automatisierte Verknüpfung der Teilpläne erzielt werden. Dank der Nutzung des Universal Ledgers (Tabelle ACDOCP) für die Speicherung der Plandaten gelingt die Erstellung der Plan-​GuV ohne zusätzlichen Planungsschritt; sie erfolgt parallel zur Erstellung der Plan-​Deckungsbeitragsrechnung.

Plan GuV und Plan Deckungsbeitrag mit identischem Betriebsergebnis

Abb. 13: Plan-​GuV und Plan-​Deckungsbeitrag mit identischem Betriebsergebnis

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Dr. Oliver Schöb
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