Zum Jahreswechsel 2022/23 ging die letzte Umsetzungsstufe des langjährigen Software-Großprojekts DAISY (Deutsche Auslandsschularbeit Informations-System) live: Hinter dem Kürzel steckt eines der komplexesten Modernisierungsvorhaben in der öffentlichen Verwaltung. Die webbasierte Plattform DAISY hat die bisherige Anwendungslandschaft zur Verwaltung der Auslandsschulen nach acht Jahren Projektlaufzeit vollständig abgelöst. Nach dem erfolgreichen Abschluss des IT-Projekts arbeiten seit 01. Januar 2023 alle Fachbereiche der Zentralstelle für das Auslandsschulwesen (ZfA) im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) mit DAISY. Als msg Public Sector waren wir maßgeblich an der Umsetzung des Projekts beteiligt.
Die Zentralstelle für das Auslandsschulwesen (ZfA) im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) betreut Auslandsschulen im Auftrag des Auswärtigen Amtes. Weltweit werden rund 1.200 Schulen personell und finanziell gefördert, darunter 135 Deutsche Auslandsschulen. An etwa 1.100 Schulen im Ausland bietet die ZfA das Deutsche Sprachdiplom (DSD) der Kultusministerkonferenz an, welches bereits seit 2017 von DAISY unterstützt wird.
Highlight des Großprojekts: Behördenübergreifende Zusammenarbeit
Im Projekt arbeiteten das BVA und ITZBund (Informationstechnik Bund), das BfAA und das Auswärtige Amt behördenübergreifend zusammen. msg Public Sector war als externer Entwicklungsdienstleister maßgeblich an der Gestaltung und Realisierung von DAISY beteiligt und als Gesamtkoordinator oberster Ansprechpartner für alle Beteiligten. Während der Projektlaufzeit von Januar 2015 bis März 2023 wirkten wir mit einem personellen Großaufgebot - einem Team von zeitweise bis zu 88 Personen von msg und deren Subunternehmern - an der Umsetzung mit.
Das BVA hatte msg im Jahr 2015 mit der Konzeption und Entwicklung einer neuen Fachanwendungslandschaft zur Unterstützung der fachlichen Prozesse der ZfA beauftragt. Seit 2021 gehört die Zentralstelle für das Auslandsschulwesen zum neu gegründeten BfAA; das BVA betreute das IT-Projekt trotz des Behördenwechsels im Auftrag des Auswärtigen Amtes noch bis zum Abschluss weiter.
Ziel war die vollständige Ablösung der früheren Fach-IT-Systeme, sodass mit der modernen, webbasierten Plattform DAISY alle Fachbereiche der Zentralstelle für das Auslandsschulwesen (ZfA) im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) arbeiten können.
Komplexe Herausforderungen gemeistert
Das Projekt wurde in fünf Migrationsstufen durchgeführt. Wesentliche Herausforderung war, die acht neu entwickelten Fachanwendungen sukzessive in Betrieb zu nehmen und damit die Altanwendungen schrittweise zu ersetzen, aber gleichzeitig den Betrieb der noch nicht abgelösten Altanwendungen vollumfänglich zu gewährleisten. Das Zusammenspiel der alten und neuen Softwarekomponenten musste bis zur endgültigen Ablösung im Jahr 2023 sichergestellt werden.
DAISY ist ein komplexes Programm zur Anwendungsmigration des Altsystems mit mehreren parallel durchgeführten Teilprojekten. Die Anwendung verfügt über 15 Querschnittsanwendungen und -komponenten und basiert auf dem Entwicklungsframework „Register Factory“ bzw. „IsyFact“ des BVA.
Die Anwendungen unterstützen alle Prozesse, die für die Zusammenarbeit zwischen den Schulen im Ausland und der ZfA in Deutschland notwendig sind. Außerdem ermöglicht sie den Datenaustausch mit Partnern der ZfA im Ausland unter Wahrung der Datensicherheit und des Datenschutzes.
Die Anwendungslandschaft beinhaltet neben den Querschnittskomponenten acht Fachverfahren:
- DSD: Deutsches Sprachdiplom
- FvS: Förderung von Schulen
- SDV: Stammdatenverwaltung
- SAB: Schulaufsicht des Bundes
- StV: Stellenverwaltung
- PeV: Personalvermittlung
- FUL: Finanzielle Unterstützung Lehrkräfte
- HAH: Haushalt
Beispielsweise wird das Prüfungsverfahren für das Deutsche Sprachdiplom (DSD) im Ausland – von der Prüfungserstellung über die Prüfungszulassung und die Eingabe der Prüfungsergebnisse bis zur Beteiligung der Kultusministerkonferenz für den Ausdruck der offiziellen Diplomurkunden – nun mit DAISY abgewickelt. Mit dem DSD als sprachlichen Nachweis können jährlich über 70.000 Schülerinnen und Schüler die sprachlichen Voraussetzungen für ein Studium in Deutschland erhalten. Haushaltsaspekte sind ebenfalls realisierbar, indem die Beantragung und Abwicklung von Schulförderung nach dem Auslandsschulgesetz digitalisiert abgewickelt werden. Auch das Bewerbungsverfahren für Lehrerinnen und Lehrer aus Deutschland wird zukünftig über DAISY durchgeführt.
Weltweite Zusammenarbeit unterstützt
Weltweit verwenden bereits 2.400 Personen das moderne Informationssystem für die Deutsche Auslandsschularbeit. Anwender von DAISY sind die Deutschen Auslandsschulen und Sprachdiplomschulen im Ausland, alle Prüfungsleiterinnen und -leiter, die Prüfungsbeauftragten, die ZfA selbst und die Kultusministerkonferenz im Inland.
Abschlussfeier zum erfolgreichen Projektende
Im März 2023 nahmen die beteiligten Behörden, Firmen und natürlich das msg Projekt-Team an der Abschlussveranstaltung für die letzte Stufe 5 teil. Die Feierlichkeit endete mit einer Übergabe vom BVA an das Auswärtige Amt und das BfAA. Der Präsident des BVA, Christoph Verenkotte, der Präsident des BfAA, Dr. Georg Birgelen und Vertreterinnen und Vertreter des BVA, der Auslands-IT und des Bundesamtes für Auswärtige Angelegenheiten ließen das Projekt Revue passieren. Das msg DAISY-Team wurde dabei während der Veranstaltung von allen Teilnehmenden mit großem Lob bedacht.
Edgar Borchers, Gesamtprojektleiter DAISY beim Bundesverwaltungsamt, zeigte sich mit dem Live-Gang der letzten Entwicklungsstufe von DAISY und der Finalisierung des Gesamtprojekts sehr zufrieden. „Der Übergang der IT-Aufgaben vom BVA zur Auslands-IT des Auswärtigen Amtes wurde dafür in vertrauensvoller Kooperation und Transparenz organisiert und ebenfalls erfolgreich bewältigt“, so Edgar Borchers Ende März in der Pressemitteilung des BVA erfreut.
Für die Auslands-IT (AIT) des Auswärtigen Amtes übernahm Andreas Dorner die Aufgaben von Edgar Borchers zum 01. April 2023. Gemeinsam mit der msg als Verfahrensdienstleister wird der zuverlässige Weiterbetrieb entsprechend der fachlichen und gesetzlichen Anforderungen sichergestellt.
„Für die AIT waren die Kontinuität des Know-hows, die erfolgreiche und besonders die vertrauensvolle Zusammenarbeit ausschlaggebende Kriterien, msg als Verfahrensdienstleister zu kontraktieren“, äußerte sich Andreas Dorner nach Projektabschluss erfreut über die weitere Zusammenarbeit mit msg.
Stellvertretend für die msg zeigte sich Hans-Jörg Hofmann als Gesamtprojektleiter zufrieden mit dem Projektabschluss: „Wir haben während der achtjährigen Projektlaufzeit immer respektvoll und partnerschaftlich mit allen Beteiligten zusammengearbeitet. Trotz der Widrigkeiten auf dem Weg sind dabei alle kontinuierlich enger zusammengerückt und haben das Projekt besser gemacht. Das sehr gute Ergebnis macht mich stolz und dankbar, dass ich ein Teil davon sein durfte.“
Namen der Personen (v.l.n.r.): Georg Birgelen, Heike Toledo, Björn Babel, Gisela Bonni, Hans-Jörg Hofmann, Peter Dicke, Andreas Dorner, Michael Wegner, Edgar Borchers, Hans-Werner Rüßmann
