Die IT-Konsolidierung als ein zentrales Vorhaben der Modernisierung der IT in der Bundesverwaltung geht zurück auf das Jahr 2015. msg ist seit den Anfängen in vielen der daraus abgeleiteten Projekte aktiv. Herr Achtert, wo steht die IT-Konsolidierung heute?
Werner Achtert: Einige Elemente des Vorhabens sind weit vorangeschritten. Allerdings sind sowohl die Betriebs- als auch die Dienstekonsolidierung noch in vollem Gange. Im vergangenen Jahr wurde die Organisation der IT-Konsolidierung neu aufgestellt. Das BMI steuert seitdem die Dienstekonsolidierung, das BMF verantwortet die Betriebskonsolidierung. Neu ist die Rolle des Bundeskanzleramtes zum übergreifenden Controlling. Durch die Reorganisation soll die Verantwortung für einzelne Aufgaben klarer geregelt werden. Die Komplexität des Vorhabens wird dadurch nicht reduziert. Noch ist völlig offen, ob die Neuverteilung der Verantwortung zu einer schnelleren Umsetzung des Vorhabens führt. Wir werden in unserer Studie zur IT-Konsolidierung, die wir 2021 zum vierten Mal durchführen, intensiv mit dieser Frage befassen.
Wo liegen die Probleme?
Werner Achtert: Die IT-Konsolidierung Bund hat sich sechs -politische – Ziele gesetzt, nämlich: IT-Sicherheit gewährleisten, Kontrollfähigkeit erhalten, Auf technologische Entwicklung reagieren können, Leistungsfähiger Betrieb, Attraktiver Arbeitgeber und Schutz der Daten. Diese Ziele sind aber nicht ausreichend operationalisiert und in messbare Teilziele übersetzt worden. Damit fehlt in der Umsetzung ein übergeordnetes Zielsystem. Die Folge davon ist, dass die Projekte in der ITK nicht in ausreichendem Maße stringent geplant und gesteuert werden können. Das stellen wir auch immer wieder in unserer Beratung fest. Gleichzeitig sehen die Behörden, deren IT konsolidiert werden soll, ihre Ziele nicht genügend berücksichtigt, was in unseren vorliegenden Studien immer wieder ein zentrales Thema gewesen ist.
Was muss sich also ändern?
Werner Achtert: Wie gesagt: Es braucht unbedingt messbare Ziele und eine objektive und transparente Darstellung der Zielerreichung. Das ist die Voraussetzung für eine stringente Planung und Steuerung der Projekte. Das bedeutet nicht Mikromanagement bis ins kleinste Detail, sondern eine bessere Koordination der verschiedenen Vorhaben mit ihren zahlreichen Abhängigkeiten und eine verbindliche Planung von Ergebnissen. Dabei sollten Elemente aus agilen Vorgehensmodellen integriert werden. Denn die ermöglichen schnelles Feedback und damit ein zeitnahes Erkennen von Fehlentwicklungen sowie ein flexibles Reagieren und Agieren. Darüber hinaus muss ein gemeinsames Zielbild entwickelt werden, eins, das von allen Beteiligten getragen wird. Denn das gesamte Vorhaben leidet immer noch unter mangelnder Akzeptanz.
Wie kann diese Akzeptanz verbessert werden?
Werner Achtert: Durch eine strikte Nutzerorientierung. Die ITK darf kein Selbstzweck sein. Alle Maßnahmen müssen sich daran messen lassen, welche Verbesserung sie für die internen und externen Nutzer bringen.
Was bedeutet das konkret?
Werner Achtert: Die IT-Dienstleister müssen ein Kundenmanagement entwickeln. Alle IT-DLZ, nicht nur die des Bundes, müssen sich zu Full-Service-Providern entwickeln, mit einem klaren Produktkatalog und verlässlichen Schnittstellen zum Kunden. Behörden müssen als Kunden gesehen werden und sich als solche behandelt fühlen, was die Reaktionszeiten und die Verbindlichkeit von Leistungen betrifft. Das bedeutet aber auch, dass den Kunden nicht alle individuellen Sonderwünsche erfüllt werden können. Keine Konsolidierung ohne Standardisierung.
Hat sich in diese Richtung bereits etwas getan?
Werner Achtert: Ja, eindeutig. Die IT-DLZ sind heute völlig anders aufgestellt als 2015 zum Zeitpunkt unserer ersten Studie zur IT-Konsolidierung. Das Leistungsangebot ist klarer, und die internen Serviceprozesse sind bei den meisten IT-DLZ deutlich professionalisiert worden. Die große Herausforderung für die nächsten Jahre bleibt die Standardisierung und die Übernahme der IT-Dienste aus den vielen Einzelbehörden. Es bleibt also noch einiges zu tun.
