Komplexe Verwaltungsprozesse schlank mit KI-Unterstützung automatisieren
Die Ausgangslage
Im Sachgebiet Eingliederungshilfe kommt im Kreis Schleswig-Flensburg das für Schleswig-Holstein spezifische Verfahren SHIP zum Einsatz. Dabei wird ein umfangreicher, gesetzlich vorgeschriebener bürokratischer Prozess umgesetzt: von der Antragstellung über eine persönliche Erstberatung und eine Vorrangigkeitsprüfung bis hin zur Erstellung eines Gesamtplans und einer Nachbeurteilung nach einem Jahr.
Die Herausforderung
Die zahlreichen Prozessschritte und Prüfungen im Bereich der Eingliederungshilfe sind derzeit sehr zeitaufwendig. Trotzdem hat die Behörde nur 14 Tage Zeit, um einen Bescheid zu einem Antrag zu erstellen.
Um diesen Prozess zu vereinfachen und die Arbeit der Fachkräfte zu erleichtern, wurde die Multi-Agent-Plattform VERA konzipiert und als funktionaler Prototyp umgesetzt.
Der Nutzen
Die automatisierte Prüfung und Entscheidungsvorbereitung verkürzt die Bearbeitungszeit pro Antrag um mindestens 50 Prozent. Damit ist die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zukünftig gewährleistet.
Möchten auch Sie Ihre Antragsbearbeitung drastisch beschleunigen und gesetzliche Fristen sicher einhalten? Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie der Einsatz von Multi-Agenten-Systemen Ihre Eingliederungshilfe spürbar entlastet.
Die Lösung
Der Einsatz von acht hochspezialisierten KI-Agenten entlang der Prozesskette sorgt dafür, dass die meisten Schritte optimal vorbereitet werden. Es müssen somit nur noch die finalen Entscheidungen getroffen werden.
- Weniger Rückfragen: Der KI-Agent prüft alle Anträge und Unterlagen auf Vollständigkeit und inhaltliche Plausibilität. Fehlt etwas, entwirft er automatisch eine entsprechende Nachricht an den Antragstellenden.
- Schnellere Bearbeitung: Da viele bisher manuelle Prüfschritte, wie beispielsweise die Zuständigkeitsprüfung, von einem KI-Agenten übernommen werden, können Anträge wesentlich schneller bearbeitet werden.
- Nachvollziehbare Entscheidungen: Die Rückschlüsse der verschiedenen KI-Agenten werden nicht nur begründet und mit Quellen aus den Dokumenten belegt, sondern auch dahingehend bewertet, wie sicher die KI ihrer Entscheidung ist.
- Entlastung der Fachbereiche: Bei der Bearbeitung von Anträgen vergeht viel Zeit durch Prüfungen und Wartezeiten auf fehlende Unterlagen. Durch Agentic Process Automation werden diese Schritte effektiver bearbeitet, wodurch Zeit gespart wird, die für die wirklich wichtigen Schritte genutzt werden kann.
Zusammengefasst: Es gibt weniger Koordinationsaufwand und mehr Zeit für die eigentliche Fallbearbeitung.
So funktioniert Agentic Process Automation in der Praxis
Der Prozess wurde auf der Agentic-Process-Automation-Plattform OPERAIDE erstellt und es erfolgte die Umsetzung diverser spezialisierter KI-Agenten.
Dokumentenagent: Extraktion aller Kerninformationen aus Dokumenten und der eAkte.
- Informationsagent: Prüfung aller Dokumente auf Vollständigkeit.
Zuständigkeitsagent: Prüfung der örtlichen Zuständigkeit auf Grundlage von Vorgaben und Informationen zum Antragstellenden.
- Vorrangigkeitsagent: Prüfung der inhaltlichen Zuständigkeit auf Grundlage einer Prioritätenmatrix.
- Bedarfsagent: Prüfung der Behinderungsstufe nach ICF.
- Rechtsagent: Rechtliche Prüfung auf Grundlage des Sozialgesetzbuchs (SGB).
- Entscheidungsagent: Erstellung einer Entscheidungsvorlage.
- Kommunikationsagent: Erstellung von Bescheiden oder anderen Schreiben an den Antragsteller.
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Übersicht über die KI-Leistungsmodule aus VERA
Es erfolgte die Integration einer RAG-basierten Wissensbasis sowie von Konnektoren zur eAkte (enaio) und zu weiteren Systemen zur finalen Freigabe von Anträgen.
Deep Dive - über Potenziale, Praxis und Technologien
- Bundes- und Landesbehörden, die KI-gestützte Prozesse in Fachverfahren einführen möchten.
- Öffentliche IT-Dienstleister, die ihren kommunalen Kunden vollständige Agentic Process Automation für die unterschiedlichsten Verfahren anbieten möchten.
- Kommunen, die ihre Verwaltung durch intelligente Assistenzsysteme entlasten und ihre digitale Souveränität langfristig sichern möchten.
- Fachverfahren, die steigende Komplexität und Ressourcenmangel in ihren täglichen Prozessen managen müssen.
- CDOs (Chief Digital Officers), die die digitale Transformation der Verwaltung mit sicherer Künstlicher Intelligenz vorantreiben wollen.
- Compliance- und Security-Officer, da der KI-Ansatz volle Transparenz bietet und regulatorische Vorgaben lückenlos erfüllt.
Behördenprozesse automatisieren - Heute starten. Morgen entlasten.
Agentic Process Automation im Public Sector DACH
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