Kunde
Die AOK Rheinland/Hamburg entstand am 1. Juli 2006 durch die Fusion der AOK Rheinland und der AOK Hamburg. Sie betreut über 3 Millionen Versicherte in den Regierungsbezirken Düsseldorf und Köln in Nordrhein-Westfalen sowie in Hamburg. Als größte gesetzliche Krankenversicherung in diesen Regionen bietet sie eine Vielzahl von Gesundheitsleistungen an. Die AOK Rheinland/Hamburg ist eine von elf regionalen, eigenständigen Krankenkassen, die zusammen etwa 27 Millionen Menschen in Deutschland versichern. Das Projekt Outputmanagement hat die AOK Rheinland/Hamburg in Zusammenarbeit mit der msg umgesetzt.
Herausforderung
Die Umstellung der gesamten Vorlagenlandschaft brachte verschiedene Aspekte mit sich, die zu optimieren waren. Dazu gehörten die Berücksichtigung von Prioritäten, infrastrukturellen Gegebenheiten, Schulungsbedarf und Implementierungsstrategien. Auch die Ressourcenplanung spielte eine wichtige Rolle: Die Vorlagenentwickler sollten möglichst gleichmäßig ausgelastet werden, während Parallelprojekte, Einarbeitungsphasen und unterschiedliche Produktivsetzungs-Szenarien berücksichtigt wurden. Durch eine gezielte Koordination sollten diese Punkte erfolgreich abgestimmt und die Umstellung effizient umgesetzt werden.
Ziel
Das Ziel des Projektes war es, eine effiziente und strukturierte Umstellung der Vorlagenlandschaft zu erreichen. Dies beinhaltete das Projektmanagement und die Koordination, wie auch die Teilprojektleitung für die fachliche Vorlagenerstellung sowie das Projektcontrolling. Ein weiterer Fokus lag auf der Entwicklung der Vorlagen selbst, unter Bereitstellung von Best-Practice-Ansätzen und individueller Unterstützung in der Vorlagenentwicklung sowie -erstellung. Zudem sollte der Jira-Beauftragungs-Workflow konzipiert, implementiert und kontinuierlich weiterentwickelt werden, um den gesamten Prozess zu optimieren. Ein weiteres Projektziel bestand darin, Fachbereichsschulungen zu entwickeln und durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse und Werkzeuge effizient anwenden konnten.
Lösung und Nutzen
Durch das Projekt wurde die Effizienz bei der Entwicklung neuer Dokumentenvorlagen deutlich gesteigert. Durch die optimierten Prozesse erfolgen die Erstellung und Anpassung von Vorlagen schneller und strukturierter. Zudem wurde ein hoher Automatisierungs- und Dunkelverarbeitungsgrad erreicht, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und die Gesamtprozesse erheblich beschleunigt wurden. Dies ermöglicht eine nachhaltig verbesserte Arbeitsweise und eine effizientere Nutzung der Ressourcen.
Kunde: AOK Rheinland Hamburg
Projektname: Outputmanagement
Ausgangssituation:
- gesamten Vorlagenumstellung mit Einbeziehung von Prioritäten und weiteren Rahmenbedingungen, wie Infrastruktur, Schulungsbedarf und Implementierung
- Ermittlung der benötigten Ressourcen für die Vorlagenumstellung mit möglichst gleichbleibender, konsistenter Auslastung der Vorlagenentwickler unter Berücksichtigung von Parallelprojekten, Einarbeitungsphasen und der Produktivsetzungs-Szenarien
Aufgabe/Lösung:
- Projektmanagement/-koordination, Teilprojektleitung für die fachliche Vorlagenerstellung und Projektcontrolling
- Vorlagenentwicklung
- Best-Practice und Individual-Coaching in der Vorlagenentwicklung und -erstellung
- Konzeption, Implementierung und Weiterentwicklung des Jira-Beauftragungs-Workflows
- Konzeption und Unterstützung bei den Fachbereichs-Schulungen
Nutzen:
- Steigerung der Effizienz bei der Entwicklung neuer Dokumentenvorlagen
- Hoher Automatisierungs-/Dunkelverarbeitungsgrad
