FAQs

Agentic Process Automation (APA) geht weit über die klassische Regelautomatisierung hinaus. Anstelle starrer Wenn-Dann-Logiken nutzen APA-Systeme autonome KI-Agenten. Diese verstehen komplexe Verwaltungsziele, verarbeiten unstrukturierte Daten – wie Freitextanträge, Bürgeranfragen oder gescannte Dokumente – und bereiten Entscheidungen im Rahmen vorgegebener Verwaltungsvorschriften vor.

Robotic Process Automation (RPA) eignet sich besonders gut für regelbasierte, sich wiederholende Aufgaben. Ein RPA-Bot folgt exakten Anweisungen nach dem Prinzip „Wenn X passiert, führe Y aus”.

• Einsatzbereich: Strukturierte Daten (z. B. Excel-Tabellen, Formulare) und starre Workflows.
   
• Stärke: Hohe Geschwindigkeit und Präzision bei unveränderten Abläufen.
   

• Grenzen: Ändert sich eine Benutzeroberfläche oder tritt ein unerwarteter Sonderfall ein, stößt RPA an seine Grenzen und es ist menschliches Eingreifen erforderlich.

   

Agentic Process Automation (APA) verbindet die Zuverlässigkeit von Automatisierung mit der Flexibilität moderner KI, wie sie beispielsweise in Form von Large Language Models zum Einsatz kommt. Anstatt jeden Klick vorzugeben, definieren Sie für den KI-Agenten lediglich ein Ziel sowie klare Leitplanken.

• Einsatzbereich: Komplexe End-to-End-Prozesse und unstrukturierte Daten (z. B. Freitext-E-Mails, Dokumente).
   
• Stärke: Der Agent plant seine Schritte selbstständig, trifft innerhalb definierter Leitplanken logische Entscheidungen und reagiert flexibel auf Ausnahmen oder Veränderungen.
   
• Vorteil: Der Agent verarbeitet nicht nur Daten, sondern versteht auch den Kontext.

APA entfaltet sein Potenzial überall dort, wo ein hoher manueller Prüfaufwand entsteht. Beispiele sind:

• Eingangs- und Antragsverarbeitung: Vorprüfung und Klassifizierung von Anträgen (z. B. Bürgerservice, Wohngeld, Baugenehmigungen).
   
• Poststellen- und E-Mail-Automatisierung: Intelligente Zuordnung von Freitext-Nachrichten an die zuständigen Fachreferate.
   
• Akten- und Dokumentenanalyse: Extraktion relevanter Daten aus unstrukturierten Belegen oder Altakten zur Übernahme in die E-Akte.
   
• Register- und Datenabgleich: Systemübergreifende Datenvalidierung zwischen verschiedenen Fachverfahren.

Der Schutz sensibler Bürgerdaten hat für uns höchste Priorität. Unsere APA-Lösungen lassen sich DSGVO-konform betreiben: in einer Sovereign Cloud mit Datenhaltung in Deutschland bzw. innerhalb der EU oder On-Premises in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur. Dabei können Sie auch selbst gehostete LLMs einsetzen und behalten die Kontrolle über Daten, Betriebsumgebung und KI-Provider. Ihre Daten werden nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle verwendet. Bei externen KI-Providern stellen wir dies durch deren Auswahl, Konfiguration und vertragliche Einbindung sicher.

Ja, KI-Agenten agieren innerhalb strikt definierter Handlungsspielräume und Leitplanken, sogenannter „Guardrails”. Mithilfe von Human-in-the-Loop-Konzepten wird sichergestellt, dass Entscheidungen mit Ermessens- oder Beurteilungsspielraum sowie rechtlich bindende Verwaltungsakte stets von Sachbearbeitenden geprüft und freigegeben werden.

Nein, KI-Agenten lassen sich in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Sie können sowohl über moderne API-Schnittstellen als auch in Kombination mit RPA über die Benutzeroberflächen vorhandener Fachverfahren, E-Akten-Systeme oder Portale agieren. Dabei kann RPA die zuverlässige Bedienung der Oberfläche übernehmen, während der KI-Agent den Prozess kontextbezogen steuert. In der Regel sind dafür keine teuren Systemwechsel nötig.

Mit der msg KI-Wette kann auf Basis modularer, vorgefertigter Agentenarchitekturen innerhalb von zwei Wochen ein lauffähiger APA-Prototyp in einer isolierten Umgebung umgesetzt werden. So lassen sich Machbarkeit und Nutzen rasch evaluieren, bevor über ein Pilotprojekt und die weitere Ausrollung entschieden wird. Der Aufwand für die produktive Einführung hängt vom Prozess, den Schnittstellen sowie den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen ab.

Nein, das Ziel von APA ist die wirksame Bekämpfung des Fachkräftemangels. KI-Agenten übernehmen zeitraubende und repetitive Vorarbeiten sowie Datenerfassungen. Dadurch werden Sachbearbeitende spürbar entlastet und gewinnen Zeit für qualifizierte Sachbearbeitung und persönlichen Bürgerservice.