Effizientere Auftragsbuchung durch künstliche Intelligenz
In ihrem Vortrag zeigt Dr. Christina Otte, Abteilungsleiterin Technologie und Innovation für Logistik bei der msg systems ag, wie künstliche Intelligenz hilft, diesen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren und die Mitarbeitenden in den mühsamen Routinetätigkeiten der Auftragserfassung zu entlasten.
Ein anschauliches Beispiel
Eben erst haben sie in ein Online-Buchungstool investiert, über das Ihre Kunden den Auftrag strukturiert eintragen können, sodass dieser sofort in Ihrem ERP-System landet und dort nach einer Sichtung bestätigt, eingeplant und bearbeitet werden kann.
Doch ihre Stammkunden sind es gewohnt, die Aufträge per E-Mail zu senden, und machen dies auch weiterhin. Manche senden WhatsApp Nachrichten, manche melden sich telefonisch.
Über diese Kanäle kommt die Information unstrukturiert an. Ein Mitarbeiter muss zum Beispiel das Telefonat entgegennehmen und den Auftrag notieren, um ihn dann im Anschluss in das ERP-System zu übertragen.
Hier kommt die KI-Assistenz ins Spiel, denn sie kann den Speditionen die Arbeit erleichtern, indem die künstliche Intelligenz die unstrukturierten Informationen aus dem E-Mail-Posteingang und anderen Medien ausliest.
Die Informationen werden durch das neuronale Netz automatisch einsortiert: Handelt es sich um eine Beauftragung, um eine Anfrage, oder ist es nur Spam?
Erkennt das neuronale Netz eine Beauftragung, liest die KI-Assistenz die Informationen aus und prüft, ob alles plausibel und vollständig vorhanden ist. Dann wird der Auftrag automatisch in das ERP System übertragen, und der Mitarbeiter muss nur noch einmal überprüfen, dass auch alles korrekt ist.
Supervised learning
Sollte der KI-Assistenz einmal ein Fehler unterlaufen, keine Angst! Durch das Nutzer Feedback wird sie mit der Zeit immer intelligenter und lernt dazu, sodass dieselben Fehler nicht erneut auftreten. Bei diesem „supervised learning“ werden Informationen durch den Nutzer klassifiziert und beim nächsten Mal kann die KI-Assistenz diese Klassifizierung ohne Hilfe vornehmen.
Dies spart Ressourcen, die in Zukunft an einer anderen Stelle, zum Beispiel zur Verbesserung des Kundenerlebnisses eingeplant werden können.
Entlastung der Mitarbeiter
Nur bei Informationen, die nicht in der Auftragsnachricht vorhanden sind, muss der Mitarbeiter noch einmal aktiv werden und den Auftraggeber kontaktieren.
Ihre Mitarbeiter können sich mit der gewonnenen Zeit wichtigeren Tätigkeiten widmen, und dabei werden auch noch die Durchlaufzeiten verringert! Und da alle Aufträge sofort im ERP System erscheinen, erhöht sich die Transparenz und Ihre Planungen sind besser belastbar.
