Werkzeug zur Priorisierung von E-Akte-Einführungsbereichen

Herausforderung

Viele Verwaltungen planen, die E-Akte über große und komplexe Organisationsbereiche hinweg einzuführen.

Meistens wird die Einführung schrittweise und nacheinander für Behörden, Abteilungen und Referate oder für Prozesse bzw. Verwaltungsleistungen erfolgen. Die Frage ist, wo sollten elektronische Akten zuerst eingeführt werden und welche Bereiche werden später berücksichtigt?

Nutzen und Umsetzbarkeit

Dieses Werkzeug unterstützt die vergleichende Analyse möglicher Einführungsbereiche als Hilfe zur Priorisierung. Sie werden durch elf Fragenkomplexe geführt, die jeweils für einen möglichen Anwendungsbereich der E-Akte beantwortet werden sollen. Die Fragen dienen dazu, den erreichbaren Nutzen elektronischer Akten sowie Hindernisse, die gegen eine schnelle Einführung sprechen können, abzuschätzen. Die Beantwortung aller Fragen dauert etwa zehn Minuten.

Dringlichkeitswert

Aus Ihren Antworten berechnet das Werkzeug jeweils einen Punktwert für Nutzenpotenzial und Umsetzbarkeit sowie einen Gesamtwert der Dringlichkeit. Hohe Punktwerte sprechen für die frühzeitige, prioritäre Einführung elektronischer Akten im jeweiligen Bereich.

Vergleich mehrerer Bereiche

Nutzen Sie das Werkzeug wiederholt für mehrere mögliche Einführungsbereiche. Unterschiede der Dringlichkeitswerte helfen bei der Priorisierung. Die Befassung mit den Fragen und die berechneten Werte helfen, Entscheidungen strukturiert vorzubereiten. Selbstverständlich können Sie die verantwortliche Abwägung durch Fachexperten und Entscheider nicht ersetzen.